Mjesečni kontrolni popis predaje dokumenata: rok, sadržaj paketa, ZIP izvoz iz FiskAI-a i zaštita osobnih podataka.
Zašto standardizirati predaju
Većina kaosa nastaje na kraju mjeseca: klijent šalje miješane formate, ured traži dopune, a rokovi klize. Jedna checklista i jedan kanal smanjuju ping-pong.
Checklista za klijenta (mjesečno)
- Izlazni računi za razdoblje (PDF + strukturirani izvoz ako postoji)
- Ulazni troškovi s prilozima
- Bankovni izvod za isto razdoblje
- Posebni dokumenti (npr. putni nalog, ugovor o djelu) samo ako su relevantni
- Bez osobnih podataka u naslovima poruka i imenima datoteka ako nisu nužni
Checklista za ured
- Potvrdite primitak u roku (ili pošaljite listu nedostajućeg)
- Arhivirajte paket po klijentu i mjesecu
- Ne tražite duplikate ako je paket već kompletan u FiskAI izvozu
Što sadrži FiskAI izvoz
- ZIP paket za odabrano razdoblje
- izlazni računi, troškovi i povezani prilozi obuhvaćeni izvozom
- CSV trag izmjena u paketu
Izvoz je pripremljen za urednu predaju, a mapiranje provjerite s knjigovodstvenim sustavom prije konačnog prijelaza.
Što napraviti odmah
- Pošaljite klijentu checklistu (gore) kao PDF ili mail
- Dogovorite rok i jedan kanal
- Prvi mjesec radite paralelno sa starim načinom dok se ne stabilizira
Povezano: migracija s Excela i program za knjigovođe.