Poslovne knjige za obrt na dohodak: koje voditi i kako

Pregled obveznih knjiga

Svaka poslovna knjiga ima svoju svrhu i rok čuvanja. Ovisno o tome jeste li u sustavu PDV-a i imate li gotovinski promet, skup obveznih knjiga varira.

KPI: Knjiga primitaka i izdataka

KPI je središnja knjiga za svaki obrt na dohodak. Bilježi sve poslovne primitke i izdatke prema načelu blagajne, što znači da se transakcija evidentira kada novac stvarno uđe ili izađe s računa, a ne kada je račun izdan.

Što sadrži KPI

Svaki unos u KPI mora sadržavati:

1. Redni broj zapisa (kronološki)
2. Datum primitka ili izdatka (datum stvarne uplate ili isplate)
3. Broj temeljnice (broj računa ili drugog dokumenta)
4. Opis poslovnog događaja (kratak opis transakcije)
5. Iznos primitka ili iznos izdatka
6. PDV sadržan u iznosu (ako je primjenjivo)

Primjer unosa

Rok unosa

Sve transakcije moraju biti unesene u KPI najkasnije do 15. u mjesecu za prethodni mjesec. Primjer: transakcije iz siječnja unosite najkasnije do 15. veljače.

KPR: Knjiga prometa

KPR evidentira sve naplaćene primitke na dnevnoj bazi. Ovu knjigu vode svi obrtnici koji imaju gotovinski promet (blagajnički, kartični ili bezgotovinski).

Što se evidentira u KPR

• Gotovinski primici (blagajna)
• Primici naplaćeni karticama
• Primici na žiro račun

Primjer unosa u KPR

Rok unosa

KPR se ažurira svaki dan do kraja radnog dana. Svaki primitak mora biti evidentiran istog dana kada je naplaćen.

Razlika između KPR i KPI

URA i IRA: knjige za PDV obveznike

Ako ste u sustavu PDV-a, uz KPI i KPR vodite dodatne evidencije ulaznih i izlaznih računa.

IRA (Knjiga izlaznih računa)

Evidentira sve račune koje ste izdali:

• Broj i datum računa
• Podaci o kupcu (naziv, OIB)
• Osnovica za PDV
• Iznos obračunanog PDV-a
• Ukupan iznos s PDV-om

URA (Knjiga ulaznih računa)

Evidentira sve račune koje ste primili:

• Broj i datum ulaznog računa
• Podaci o dobavljaču (naziv, OIB)
• Osnovica za PDV
• Iznos pretporeza (PDV koji možete odbiti)
• Ukupan iznos

Evidencija o PDV-u

Evidencija o PDV-u služi za izračun obveze PDV-a u svakom obračunskom razdoblju. Uspoređuje ukupni izlazni PDV (obračunan na izdanim računima) s ukupnim ulaznim PDV-om (pretporez s primljenih računa).

Sadržaj evidencije:

• Ukupna osnovica i PDV po stopama (25%, 13%, 5%)
• Ukupni pretporez za odbijanje
• Razlika za uplatu ili povrat

Obračunska razdoblja:

• Mjesečno (ako je promet u prethodnoj godini bio iznad 106.178,25 EUR)
• Kvartalno (ako je promet bio ispod tog praga)

Na kraju svakog obračunskog razdoblja obrtnik predaje PDV obrazac putem sustava ePorezna i uplaćuje razliku ili potražuje povrat.

Popis dugotrajne imovine

Dugotrajna imovina obuhvaća sredstva vrijednija od 665 EUR koja se koriste dulje od jedne godine.

Primjeri:

• Računalo (800 EUR)
• Automobil za poslovne svrhe
• Profesionalna oprema i alati
• Uredski namještaj

Za svako sredstvo evidentiraju se: datum nabave, nabavna vrijednost, godišnja stopa amortizacije i sadašnja vrijednost. Amortizacija se obračunava godišnje i unosi kao izdatak u KPI.

Stope amortizacije

Stope se mogu podvostručiti (ubrzana amortizacija). Imovina ispod 665 EUR tretira se kao sitni inventar i može se odmah knjižiti kao trošak u KPI, bez unosa u Popis dugotrajne imovine.

Mjesečni rutinski pregled

Redovita kontrola poslovnih knjiga smanjuje rizik od pogrešaka i olakšava pripremu porezne prijave.

Razlika: paušalni obrt vs obrt na dohodak

Opseg obveznih poslovnih knjiga ovisi o načinu oporezivanja. Razlike su značajne.

*Iznimka za KPR opisana je u odjeljku Pregled obveznih knjiga.

Digitalno vs papir

Poslovne knjige dozvoljeno je voditi u elektroničkom obliku od 2015. godine (NN 32/15). Ne postoji zakonska obveza korištenja certificiranog softvera za evidencije.

Dozvoljeni formati

• Excel tablice ili Google Sheets
• Knjigovodstveni programi (preporuka, ali ne obveza)
• Papirne knjige (dozvoljeno, ali nepraktično)

Uvjeti za digitalno vođenje

• Zapisi moraju biti zaštićeni od neovlaštenih promjena (npr. zaključane Excel datoteke, kontrola pristupa)
• Moraju biti čitljivi i dostupni tijekom cijelog roka čuvanja (11 godina)
• Backup na više lokacija (cloud, eksterni disk)

Prednosti digitalnog vođenja

• Brže pretraživanje i filtriranje podataka
• Automatski izračuni (zbrojevi, PDV)
• Lakše kopiranje i arhiviranje
• Brža priprema za porezne prijave i godišnji obračun

Rokovi čuvanja dokumentacije

Rok čuvanja počinje teći od zadnjeg dana poslovne godine na koju se knjige odnose.

Česte greške pri vođenju knjiga

1. Kasni unosi u KPI

Unos transakcija s višemjesečnim kašnjenjem najčešći je prekršaj. Postavite tjedni podsjetnik za ažuriranje knjiga, a ne čekajte do krajnjeg roka.

2. Miješanje privatnog i poslovnog računa

Privatni troškovi evidentirani kao poslovni predstavljaju porezni prekršaj. Koristite odvojeni poslovni račun samo za obrt i nikada ne miješajte privatne transakcije s poslovnima.

3. Evidentiranje po datumu računa umjesto datumu uplate

KPI funkcionira po načelu blagajne. Primitak se bilježi kada novac uđe na račun, a izdatak kada novac izađe, ne kada je račun izdan ili primljen. Ovo je česta greška koja može dovesti do netočne porezne prijave.

4. Nedostatak popratne dokumentacije

Svaki unos u KPI mora imati pripadajući dokument (račun, ugovor, bankovni izvod). Transakcije bez dokumentacije Porezna uprava može osporiti pri nadzoru.

5. Propuštanje amortizacije dugotrajne imovine

Kupljena oprema vrijednija od 665 EUR mora biti unesena u Popis dugotrajne imovine i amortizirana prema propisanim stopama. Propuštanje amortizacije znači gubitak priznatog poreznog rashoda.

Česta pitanja

Povezani vodiči

• Obrt na dohodak - kompletan vodič za obrtnike na dohodak
• Kako voditi poslovne knjige - korak po korak za sve obrtnike
• Kontni plan 2026 - raspored konta za dvojno knjigovodstvo