Kako voditi poslovne knjige - vodič za obrtnike

Tko mora voditi poslovne knjige?

Obveznici vođenja knjiga

Obrtnici na porezu na dohodak (oporezivanje po stvarnim primicima i izdacima) moraju voditi propisane poslovne knjige prema čl. 33. Zakona o porezu na dohodak.

To uključuje:

• Obrtnike iznad paušalnog praga
• Obrtnike koji su dobrovoljno izabrali oporezivanje po stvarnim troškovima
• Obrtnike koji su odabrali ili moraju primjenjivati oporezivanje prema dohotku

Tko je izuzet?

Paušalni obrtnici imaju značajno jednostavniju obvezu:

• Vode samo Knjigu prometa (KPR) - evidenciju naplaćenih primitaka
• Ne trebaju KPI, DI niti PDV evidencije
• Prihod mora biti ispod paušalnog praga

*Propisani obrasci I-RA i U-RA ukinuti su od 1.1.2026. Interna evidencija podataka potrebnih za PDV prijavu i dalje je obvezna.

Obvezne poslovne knjige

Pregled svih obrazaca

Knjiga primitaka i izdataka (KPI)

Obrazac KPI je temeljna knjiga za obrtnike na dohodak. U njoj se evidentiraju svi poslovni primici i izdaci prema načelu blagajne (čl. 11. st. 3. Zakona o porezu na dohodak).

Što je načelo blagajne?

Primici i izdaci evidentiraju se kada novac stvarno promijeni vlasnika, a ne kada je račun izdan:

• Primitak: Kada novac uđe na poslovni račun
• Izdatak: Kada novac izađe s poslovnog računa

Primjer:

• Izdali ste račun 15. siječnja
• Klijent je platio 28. veljače
• U KPI unosite primitak s datumom 28. veljače (dan uplate)

Struktura KPI-a

KPI obrazac sadrži stupce za:

1. Redni broj - kronološki redoslijed
2. Datum primitka/izdatka - datum stvarne uplate/isplate
3. Broj temeljnice - broj računa ili drugog dokumenta
4. Opis poslovnog događaja - kratki opis transakcije
5. Primici - iznos primljenog novca
6. Izdaci - iznos plaćenog novca
7. PDV sadržan u primicima i izdacima - ako je primjenjivo

Rok unosa u KPI

Do 15. u mjesecu za sve transakcije iz prethodnog mjeseca.

Primjer:

• Transakcije iz siječnja unosite najkasnije do 15. veljače

Napomena za PDV obveznike: Obveznici PDV-a moraju unijeti podatke u KPI u roku propisanom za uplatu PDV-a.

Knjiga prometa (KPR)

Obrazac KPR je evidencija naplaćenih primitaka. Paušalni obrtnici vode KPR za sve naplaćene primitke, a obrt na dohodak prema pravilima za gotovinski promet i mogućim iznimkama kada se primitci pojedinačno i pravodobno unose u KPI.

Što se evidentira u KPR?

• Paušalni obrt: svi naplaćeni primici (gotovina, čekovi, žiroračun, kartice)
• Obrt na dohodak: samo gotovina i čekovi; žiroračun i kartice idu u KPI

Rok unosa u KPR

Dnevno - svaki primitak mora biti evidentiran istog dana kada je naplaćen (na kraju radnog dana).

Primjer:

• Klijent platio danas u 14:00
• Unos u KPR: danas

Razlika KPR vs KPI

Popis dugotrajne imovine (DI)

Obrazac DI evidentira svu dugotrajnu imovinu obrta.

Što je dugotrajna imovina?

Imovina koja:

• Vrijedi više od 665,00 EUR
• Koristi se dulje od jedne godine
• Služi za obavljanje djelatnosti

Napomena: Prag za dugotrajnu imovinu povećan je s 464,53 EUR na 665 EUR od 1.1.2024. Imovina ispod tog iznosa tretira se kao sitni inventar i može se odmah knjižiti kao trošak.

Primjeri:

• Računalo (800 EUR)
• Automobil (15.000 EUR)
• Namještaj za ured (1.500 EUR)
• Profesionalna oprema

Zašto je DI važan?

Dugotrajna imovina se amortizira - trošak se raspoređuje na više godina. Stope amortizacije propisane su čl. 12. Zakona o porezu na dobit:

Napomena: Godišnje amortizacijske stope mogu se podvostručiti (ubrzana amortizacija). Ako porezni obveznik obračuna amortizaciju po nižoj stopi od propisane, i takva se amortizacija priznaje kao porezni rashod.

Evidencija o tražbinama i obvezama (TO)

Obrazac TO je zakonski propisana evidencija (čl. 33. Zakona o porezu na dohodak) za sve obrtnike na dohodak.

Što se evidentira u TO?

• Tražbina: Računi koje ste izdali, ali još nisu naplaćeni
• Obveza: Računi koje ste primili, ali još niste platili

Tko mora voditi TO?

TO je jedna od četiri propisane poslovne knjige prema Zakonu o porezu na dohodak. Svi obrtnici na dohodak trebaju voditi ovu evidenciju za nenaplaćene/neplaćene račune.

Evidencije za PDV obveznike

Ako ste u sustavu PDV-a, uz KPI, KPR, DI i TO vodite dodatne evidencije.

Knjiga izlaznih računa (I-RA) - do 31.12.2025.

Evidencija svih izdanih računa s PDV-om:

• Broj računa
• Datum izdavanja
• Podaci o kupcu (OIB, naziv)
• Osnovica
• Iznos PDV-a
• Ukupan iznos

Knjiga ulaznih računa (U-RA) - do 31.12.2025.

Evidencija svih primljenih računa s PDV-om:

• Broj i datum ulaznog računa
• Podaci o dobavljaču (OIB, naziv)
• Osnovica
• Iznos PDV-a (pretporez)
• Ukupan iznos

PDV evidencije od 2026.

Od 1. siječnja 2026. Pravilnik o PDV-u više ne propisuje obrasce I-RA i U-RA. To ne znači da PDV obveznik može prestati voditi evidenciju: mora sačuvati podatke na temelju kojih može pravilno sastaviti PDV prijavu i omogućiti porezni nadzor. e-Račun i fiskalizacijski podaci pomažu u razmjeni podataka, ali ne preuzimaju odgovornost obveznika za točnost prijave.

Fiskalizacija 2.0 i e-Račun - nove obveze od 2026.

Zakon o fiskalizaciji (NN 89/25) donosi značajne promjene koje utječu na sve obrtnike.

Ključni datumi

Što to znači za obrtnike na dohodak?

• PDV obveznici (od 1.1.2026.): Moraju koristiti e-Račun sustav i odabrati informacijskog posrednika. Knjige I-RA i U-RA zamjenjuje eIzvještavanje.
• Obrtnici bez PDV-a (od 1.1.2026.): Moraju moći zaprimati e-Račune. Izdavanje e-Računa obavezno tek od 1.1.2027. putem besplatne aplikacije MIKROeRACUN.
• eIzvještavanje: Nova obveza dostavljanja podataka o izdanim, zaprimljenim, naplaćenim i odbijenim računima Poreznoj upravi.

Utjecaj na vođenje poslovnih knjiga

Excel i tablice ostaju dozvoljeni za KPI, KPR, DI i TO. Međutim, za izdavanje računa PDV obveznici od 2026. trebaju softver ili informacijskog posrednika koji podržava e-Račun format.

Digitalno vs papir - Excel je dozvoljen

Moram li koristiti knjigovodstveni program?

Ne za evidencije. Zakon ne propisuje korištenje certificiranog softvera za vođenje poslovnih knjiga (KPI, KPR, DI, TO).

Dozvoljene opcije:

• Excel tablice
• Google Sheets
• Bilo koji tablični kalkulator
• Knjigovodstveni programi (opcija, ne obveza)
• Papirne knjige (zastarjelo, ali dozvoljeno)

Važno od 2026.: Za izdavanje e-Računa potreban je prilagođen softver ili informacijski posrednik. Ovo se ne odnosi na vođenje poslovnih knjiga, već na sam proces izdavanja računa.

Prednosti digitalnog vođenja

• Lakše pretraživanje i filtriranje
• Automatski izračuni
• Jednostavnije kopiranje (backup)
• Brža priprema za porezne prijave

Preporuka

Koristite Excel predloške koji prate strukturu službenih obrazaca (KPI, KPR, DI). Mnogi su dostupni besplatno na internetu, uključujući na stranicama HOK-a.

Rokovi unosa - sažetak

Napomena o kaznama: Čl. 91. st. 1. Zakona o porezu na dohodak propisuje novčanu kaznu od 1.320 do 6.630 EUR za fizičku osobu obrtnika koja ne vodi poslovne knjige ili ih ne vodi na propisan način. Za lakše prekršaje kazna može biti niža (od 260 do 2.650 EUR, ovisno o vrsti prekršaja).

Čuvanje dokumentacije

Rokovi čuvanja

Napomena: Rok čuvanja počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se knjige odnose.

Kako čuvati?

• Digitalno: Skenirajte sve papirne dokumente
• Backup: Čuvajte kopije na više mjesta (cloud, eksterni disk)
• Organizacija: Organizirajte po godinama i vrstama dokumenata
• Dostupnost: Dokumentaciju čuvajte tako da je u propisanom roku čitljiva i dostupna Poreznoj upravi.

Česte greške pri vođenju knjiga

1. Kasni unosi

Problem: Unos transakcija s višemjesečnim kašnjenjem. Rješenje: Postavite tjedni podsjetnik za ažuriranje knjiga.

2. Miješanje privatnih i poslovnih transakcija

Problem: Privatni troškovi evidentirani kao poslovni. Rješenje: Koristite odvojeni poslovni račun samo za obrt.

3. Nedostaje dokumentacija

Problem: Transakcija u knjigama, ali nema računa. Rješenje: Svaki unos mora imati pripadajući dokument (račun, ugovor).

4. Kriva primjena načela blagajne

Problem: Evidentiranje prema datumu računa umjesto datumu uplate. Rješenje: Uvijek unosite datum stvarne uplate/isplate.

5. Zaboravljena amortizacija

Problem: Kupljena oprema nije unesena u DI. Rješenje: Svaku nabavu iznad 665,00 EUR unesite u Popis dugotrajne imovine.

6. Nepripremljenost za e-Račun

Problem: Od 1.1.2026. PDV obveznici moraju izdavati e-Račune, a mnogi obrtnici nemaju sustav. Rješenje: Pravovremeno odaberite informacijskog posrednika za e-Račune. Obrtnici izvan PDV-a moraju od 2026. moći zaprimati e-Račune.

Kada angažirati knjigovođu?

Sami vodite knjige ako:

• Imate mali broj transakcija (do 20 mjesečno)
• Niste PDV obveznik
• Imate vremena za redovito ažuriranje
• Razumijete osnove knjigovodstva

Angažirajte knjigovođu ako:

• Imate mnogo transakcija
• Ste PDV obveznik
• Nemate vremena za administraciju
• Želite mirnu glavu pri poreznim prijavama

Cijena knjigovodstvenih usluga

Napomena: FiskAI Računovođa nije dostupan za paušalni obrt. Računovođa se dodjeljuje nakon kupnje. Usluga uključuje pripremu prijava, dok slanje potvrđuje korisnik ili dodijeljeni računovođa prema dogovorenom opsegu.

Kontrolna lista za vođenje knjiga

Dnevno

• Unos svih primitaka u KPR

Tjedno

• Provjera bankovnog izvoda
• Arhiviranje primljenih računa

Mjesečno (do 15.)

• Ažuriranje KPI za prethodni mjesec
• Unos novih nabava u DI (ako ih je bilo)
• Ažuriranje TO (nenaplaćeni/neplaćeni računi)
• Za PDV obveznike: usklađivanje internih PDV evidencija s računima i prijavom

Kvartalno

• Provjera usklađenosti KPI i bankovnog izvoda
• PDV prijava (ako ste obveznik)

Godišnje

• Godišnji pregled i zatvaranje knjiga
• Priprema za poreznu prijavu
• Arhiviranje dokumentacije

Povezani vodiči

• Kako ispuniti PO-SD obrazac - Kvartalne prijave za paušalce
• Kako ući u sustav PDV-a - Registracija za PDV
• Godišnji obračun paušalca - Što napraviti na kraju godine
• Obrt na dohodak - Kompletan vodič za obrtnike na dohodak