Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i eRačuna, uvjeti digitalizacije te opseg FiskAI eArhive.
Rok ovisi o vrsti dokumenta
Ne postoji jedan rok za sve poslovne dokumente. Za najčešće slučajeve vrijedi:
| Dokument | Najkraći rok | Napomena |
|---|---|---|
| Isprave unesene u dnevnik i glavnu knjigu | 11 godina | Zakon o računovodstvu, članak 10. |
| Isprave unesene u pomoćne knjige | 11 godina | Zakon o računovodstvu, članak 10. |
| Isplatne liste | 6 godina | drugi propis može tražiti dulje čuvanje |
| Analitička evidencija o plaćama i doprinosima | trajno | Zakon o računovodstvu, članak 10. |
| Fiskalizirani eRačun u izvornom obliku | 6 godina od isteka godine izdavanja | Zakon o fiskalizaciji, članak 35. |
Za godišnje financijske izvještaje i dokumentaciju iz radnih, carinskih, projektnih ili drugih posebnih odnosa provjerite zasebna pravila. Kada se na isti dokument primjenjuje više rokova, čuvajte ga prema duljem primjenjivom roku.
Rok od 11 godina za knjigovodstvene isprave počinje posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Dokument iz poslovne godine 2026. zato se čuva najmanje do kraja 2037.
Što digitalna arhiva mora očuvati
Elektroničko čuvanje nije samo spremanje PDF-a u mapu. Tijekom cijelog roka morate moći:
- dokazati podrijetlo i vezu dokumenta s poslovnim događajem
- očuvati cjelovitost sadržaja i trag naknadnih radnji
- prikazati dokument u čitljivom obliku
- pronaći ga i staviti na raspolaganje u razumnom roku
- zaštititi pristup i imati postupak oporavka podataka
Ako papirni izvornik pretvarate u elektronički zapis, dokumentirajte postupak pretvorbe i kontrole. Nemojte uništiti papir dok niste potvrdili da drugi propis ne traži izvornik i da elektronički zapis zadržava vjerodostojnost i dokaznu snagu.
eRačun čuvajte kao strukturirani izvornik
PDF prikaz eRačuna nije zamjena za strukturirani izvorni dokument. Izdavatelj i primatelj moraju čuvati fiskalizirani eRačun u izvornom obliku šest godina od isteka godine izdavanja. Računovodstveni propisi za istu ispravu mogu zahtijevati ukupno dulje čuvanje.
Zato arhiva treba zadržati strukturiranu datoteku, čitljiv prikaz i podatke koji omogućuju povezivanje s razmjenom, fiskalizacijom i knjiženjem.
FiskAI eArhiva
FiskAI prema važećem opisu proizvoda:
- automatski arhivira račune izrađene ili zaprimljene u podržanom toku
- čuva ih u eArhivi 11 godina bez dodatne naknade, neovisno o statusu pretplate
- omogućuje pretraživanje i izvoz dokumentacije
- pri izvozu čuva trag izmjena u paketu za knjigovođu
Ova usluga ne znači da je sva vaša poslovna dokumentacija automatski obuhvaćena. Ugovore, bankovne izvode, putne naloge i druge isprave koje nisu uvezene ili nastale u FiskAI-u morate pohraniti zasebno ili ih uključiti u podržani tok.
FiskAI eArhiva nije isto što i FINA e-Arhiv niti je naziv određenog komercijalnog servisa zakonska obveza. Obveza je sačuvati dokumente i njihove dokaze u traženom obliku i roku.
Kontrolna lista arhive
- Za svaku vrstu dokumenta određen je primjenjivi rok čuvanja.
- Strukturirani eRačuni čuvaju se kao izvorne datoteke, ne samo kao PDF.
- Pristup je ograničen prema ulozi, a promjene su sljedive.
- Sigurnosne kopije i povrat podataka periodično se provjeravaju.
- Dokumenti se mogu brzo pronaći i izvesti za nadzor ili knjigovođu.
- Nakon prestanka pretplate provjeren je pristup i izrađena vlastita kopija važnih podataka.
Čuvajte račune u FiskAI eArhivi
Bez ugovorne obveze
Računi, pretraga i izvoz ostaju dostupni na jednom mjestu.
- ✓eArhiva 11 godina bez dodatne naknade
- ✓Automatsko arhiviranje podržanih računa
- ✓Izvoz dokumentacije za knjigovođu