Što je e-Arhiva, zakonska obveza čuvanja računa 11 godina, kako funkcionira digitalna arhiva i zašto je FiskAI e-Arhiva besplatna.
Što je e-Arhiva?
e-Arhiva je sustav digitalnog čuvanja poslovnih dokumenata (računa, poreznih obrazaca, financijskih izvještaja) u elektroničkom obliku. Prema Općem poreznom zakonu, porezna i računovodstvena dokumentacija mora se čuvati najmanje 11 godina od kraja godine u kojoj je nastala porezna obveza. Digitalna arhiva zamjenjuje fizičke registratore i osigurava trajnu dostupnost.
Zakonska obveza čuvanja dokumenata
Rokovi po vrsti dokumenta
| Dokument | Rok čuvanja | Zakonska osnova |
|---|---|---|
| Izlazni i ulazni računi | 11 godina | Opći porezni zakon |
| Porezne prijave (JOPPD, PDV, PD) | 11 godina | Opći porezni zakon |
| Financijski izvještaji | 11 godina | Zakon o računovodstvu |
| Ugovori o radu | Trajno | Zakon o radu |
| Temeljnice i dnevnik knjiženja | 11 godina | Zakon o računovodstvu |
| Platne liste zaposlenika | Trajno | Zakon o mirovinskom osiguranju |
| Putni nalozi i dnevnice | 11 godina | Opći porezni zakon |
Uvjeti za digitalnu arhivu
Prema Zakonu o računovodstvu, digitalna arhiva mora osigurati:
- Integritet - dokument nije izmijenjen nakon nastanka
- Autentičnost - moguće je utvrditi izvor dokumenta
- Čitljivost - dokument je čitljiv tijekom cijelog roka čuvanja
- Dostupnost - dokument je dostupan na zahtjev Porezne uprave
Zašto je digitalna arhiva važna?
Porezna kontrola
Porezna uprava može zatražiti uvid u dokumentaciju do 11 godina unatrag. Ako ne možete predočiti traženi dokument:
- Porezna uprava može procijeniti poreznu obvezu prema vlastitoj procjeni
- Mogući su dodatni porezi, kamate i kazne
- Teret dokazivanja prelazi na poreznog obveznika
Fiskalizacija 2.0
Obveznici e-fakturiranja moraju čuvati e-račune (UBL format) u digitalnom obliku. Papirni ispis e-računa nije dovoljan jer ne sadrži strukturirane podatke. Opseg i rokovi obveze e-fakturiranja ovise o veličini poduzetnika i vrsti transakcija.
Praktične prednosti
- Nema fizičkih registratora i skladištenja
- Brza pretraga po datumu, iznosu, kupcu
- Pristup s bilo kojeg uređaja
- Zaštita od požara, poplave, krađe
FiskAI e-Arhiva
FiskAI automatski arhivira svaki izdani i primljeni račun:
- Besplatna - bez obzira na status pretplate, e-Arhiva je besplatna 11 godina
- Automatska - svaki račun se arhivira odmah po izdavanju ili zaprimanju
- Sigurna - pohranjeno u EU podatkovnom centru s enkripcijom i redundantnim kopijama
- Pretraživa - pretraga po datumu, kupcu, iznosu, broju računa
- Izvoz - mogućnost izvoza arhive u standardnim formatima (PDF, XML, CSV)
Papirna vs digitalna arhiva
| Kriterij | Papirna arhiva | Digitalna arhiva |
|---|---|---|
| Prostor | Fizički registratori, skladište | Bez fizičkog prostora |
| Pristup | Ručno pretraživanje | Trenutna pretraga |
| Sigurnost | Požar, poplava, krađa | Enkripcija, redundancija |
| Trošak | Skladištenje, papir, tinta | Minimalan ili besplatan |
| Zakonski status | Izvorno valjan | Valjan uz uvjete integriteta |
| Porezna kontrola | Ručno traženje dokumenta | Izvoz u sekundi |
Kako početi s digitalnom arhivom?
- Registrirajte se na FiskAI - e-Arhiva je uključena besplatno
- Izdajte račune kroz FiskAI - automatski se arhiviraju
- Uvezite postojeće dokumente - skenirajte papirne račune ili uvezite digitalne
- Pristupajte kad trebate - pretraga, pregled, izvoz
Za poduzetnike koji su obveznici e-fakturiranja, digitalna arhiva je nužna jer e-računi postoje isključivo u digitalnom obliku. Za ostale, digitalna arhiva je praktičan način da zadovolje zakonski rok čuvanja dokumentacije.